Stage en secrétariat

Ministère de l'énergie et des ressources naturelles

9 novembre 2021

Le ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles est une organisation de quelque 1 400 employés qui travaillent à assurer la gestion et soutenir la mise en valeur des ressources énergétiques et minières ainsi que du territoire du Québec, dans une perspective de développement durable. Il offre des domaines d’activités variés et des cheminements de carrière intéressants.

Stage en secrétariat

Statut

35h/semaine; stage d'une durée de 3 semaines ou plus, selon le nombre de semaines déterminé par l'école

Horaire

8 h 30 à 16 h 30, horaire variable

Fonctions

Afin de garantir une qualité des correspondances, transcrire ou corriger à l’aide d’appareils bureautiques et dans un français écrit et compris de haut niveau, divers textes, lettres, notes, tableaux, rapports ou autres. Pour ce faire, la personne doit :
• S’assurer que les documents sont produits selon les styles et les normes de présentation du Ministère correspondant (MERN ou MFFP), et ce, dans les délais fixés;
• Réviser différents documents pour la mise en page;
• S’assurer d’une haute qualité du français;
• Communiquer régulièrement avec l’adjointe administrative et la conseillère stratégique de la directrice de la DGARF ainsi que ses collègues de travail pour s’assurer d’une compréhension commune des livrables.

En étroite collaboration avec l’adjointe administrative de la directrice générale adjointe de la DGARF et afin de prêter main-forte à l’égard des travaux en secrétariat ou en soutien administratif aux directions sous la responsabilité de la DGARF selon les besoins, la personne peut assurer les tâches administratives suivantes :

En matière de Gestion des requêtes ministérielles :
• Recevoir des requêtes en format papier ou électronique;
• Remettre les requêtes au responsable concerné et l’informer de la date d’échéance;
• Effectuer le suivi des requêtes en cours et faire les rappels au besoin;
• Gérer le suivi des requêtes dans le système de Gestion ministérielle des commandes (GMC);
• Acheminer la requête complétée à l'autorité compétente selon la procédure de distribution établie pour chacun des ministères.

En matière de gestion d’agenda :
• Tenir à jour des agendas et fixer les rendez-vous;
• Organiser des rencontres et la logistique de celles-ci (réservations de salles, avis de convocation, etc.);
• Préparer les documents pour les rencontres (ordre du jour et documents se rattachant à ce dernier);
• Assister à certaines rencontres et prendre les notes afférentes;
• Rédiger les comptes rendus ou suivis d’activités de ces rencontres;

En matière d’assiduité relative à la DGARF:
• Tenir à jour le registre de formation et saisir l’information dans l’application de suivi (SCG);
• Tenir à jour les dossiers d’employés et s’occuper de l’assiduité;
• Gérer les dossiers des ressources humaines en collaboration (arrivée ou départ d’employé, prime, attentes signifiées, évaluation de rendement, etc.);

En matière de gestion documentaire :
• Photocopier ou numériser divers documents;
• Effectuer le classement de la documentation tant électronique qu’en format papier selon les normes établies au Ministère avec le système utilisé;
• Procéder à l'épuration, au déclassement et à la disposition des documents selon les normes établies au Ministère avec le système utilisé;
• Préparer des documents de présentation ou de conservation de l'information (pages titres, onglets séparateurs, montage de cartables, etc.);

Assurer le soutien administratif et les travaux de secrétariat lors de l’Étude des crédits (renseignements généraux et particuliers).

Exigences

La personne recherchée fait preuve de discrétion, d’autonomie, de débrouillardise, d’initiative, de réserve, de courtoisie et possède un bon sens de la planification et de l’organisation.

Elle aime travailler en équipe considérant la collaboration étroite avec l’adjointe administrative de la directrice générale adjointe de la DGARF et ses pairs des autres directions. De plus, elle démontre une grande facilité d’adaptation étant donné les tâches à exécuter et les remplacements auprès des diverses directions.

Elle a un très bon jugement et est aussi fiable et rigoureuse dans le traitement de ses dossiers. Elle a le souci d’élargir ses connaissances et peut composer avec des périodes où la charge de travail est inégale et/ou avec des échéanciers serrés. À cet effet, elle doit se rendre disponible au besoin.

*Le stage doit être prévu au programme d’études des candidats.
**Le stage peut mener à un emploi dans la fonction publique.
***Pour les étudiants étrangers : afin d’être admissible à effectuer un stage dans la fonction publique, la personne doit avoir la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail valide émis par Citoyenneté et Immigration Canada.

Formations requises

  • Adjointe administrative
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Ministère de l'énergie et des ressources naturelles
5700, 4e Avenue Ouest
Québec, (Québec), G1H 6R1