Secrétaire de gestion

Université Laval

15 juin 2022

L’Université Laval est un employeur de choix au Québec et au Canada. Située dans une ville reconnue mondialement pour sa qualité de vie, son ouverture, ses sites historiques et son coût de la vie abordable, l’Université Laval offre à son personnel des conditions d’emploi concurrentielles et un milieu de travail où la vie culturelle, sportive et sociale est exceptionnelle et stimulante.

Se joindre à l’équipe de l’Université Laval signifie faire partie d’une belle et grande famille qui compte plus de
10 000 hommes et femmes qui œuvrent au sein de:

17 facultés et plus de 60 départements, écoles et instituts;
une quarantaine de services qui appuient notre mission au quotidien;
avec des métiers allant du surveillant de la température dans nos laboratoires animaliers, à l’agent de secrétariat, à l’ouvrier d’entretien, à l’analyste d’affaires, au chargé de projet, au sauveteur du PEPS, au chargé de communication, au directeur exécutif, sans oublier bien sûr nos enseignants et cliniciens, les chercheurs, les chargés de cours et les étudiants auxiliaires d’enseignement ou de recherche, pour ne donner que quelques exemples.

Secrétaire de gestion

Statut

35 heures / semaine

Horaire

Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h et 13 h 30 à 17 h

Fonctions

Préparer les activités de pré-accueil en soutien aux gestionnaires (ouverture du dossier, grilles de rencontre des gestionnaires, échéanciers, lettre de bienvenue) et transmettre le courriel de bienvenue ;
Mettre à jour et suivre le calendrier professionnel et d’anniversaire de chacun des employés et préparer les documents, articles ou activités nécessaires ;
Faire les rappels et suivis auprès des gestionnaires et préparer les documents nécessaires aux rencontres de rétroaction annuelles (évaluation, plan de développement et plan de formation) ;
Répondre aux demandes de la clientèle et du personnel, par téléphone ou au comptoir et les orienter aux personnes et aux endroits appropriés ;
Vérifier la disponibilité de différents locaux communs de la FSA, effectuer les réservations, proposer des solutions de rechange en cas de conflit ou de non disponibilité ;
Rapporter auprès du Service des immeubles les bris, défectuosités, dérèglements de température, et irrégularité reliée à la bâtisse ;
Saisir divers documents, consulter différents documents, compléter différents formulaires et rédiger des rapports relatifs à son travail ;
Etc.

Exigences

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Autres : Logiciels : Word, Excel, Outlook

Formations requises

  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Université Laval
Université Laval Faculté des sciences de l'administration
Québec, (Québec), G1V 0A6