Adjoint administratif / Adjointe administrative
Statut
35 heures / semaineHoraire
Lundi au vendredi de jourFonctions
DESCRIPTION DU POSTE
Sous l’autorité du directeur du service, la personne titulaire effectue diverses tâches de soutien administratif et opérationnel propres aux activités, aux processus et aux services des différents secteurs administratifs afin d’assurer la bonne marche de l’ensemble des opérations de la ville. Elle est appelée à agir à titre de personne-ressource auprès des citoyens, des fournisseurs et des autres employés de la Ville en ce qui a trait aux activités et aux services offerts par la ville.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Analyser et rédiger différents documents servant aux opérations (correspondance, bons de commandes, appels d’offre, rapports, mémos aux employés, textes, formulaires, bases de données, comptes-rendus, procès-verbaux, statistiques, tableaux, etc.) et coordonner la révision, la préparation et la mise à jour de ces documents
• Coordonner le cheminement des dossiers ainsi que le traitement et suivi des demandes des fournisseurs, des citoyens, l’application de programmes et les contrôles internes
• Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par des cadres supérieurs et des comités
• Anticiper et prévenir les besoins des personnes assistées tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d’un grand nombre de détails administratifs, discerner ce qui doit être transmis à leur attention et leur transmettre
• Effectuer divers suivis administratifs et opérationnels (cheminement des feuilles de temps, relevés de dépenses, facturation, réception et expédition de documents et de courrier, commande de matériel, encaissement, suivi d'inventaire, etc.)
• Sous la supervision du gestionnaire, collaborer à l’élaboration des méthodes de travail et veiller à leur mise en application
• Répondre et effectuer les suivis aux demandes de renseignements des citoyens, des employés, des services et des fournisseurs sur les politiques, les règles, les processus, les services offerts et les pratiques en place
• Préparer l’ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires à la tenue de ces réunions (coordonner la réservation de salles et d’appareils multimédia, la prise de rendez-vous et l’horaire des réunions)
• Effectuer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers en effectuant l'ouverture, la fermeture, le classement, le contrôle d'accès, la circulation, l'archivage, etc.
• Préparer les commandes, en tenir l’inventaire et faire le suivi des contrats avec les différents fournisseurs
• Assurer la gestion de l’agenda, fixer les rendez-vous et les réunions
• Ouvrir le courrier postal et électronique et assurer la coordination des renseignements à l’interne
• Être la personne ressource de SharePoint
• Effectuer du travail général de bureau tel que photocopies, télécopies, travaux d'impression de formulaires, de contrats, de documents et de lettres, etc.
• Assurer, au besoin, la relève pour divers besoins de soutien au sein de l’organisation
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son gestionnaire
Il est entendu que la présente description d’emploi reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description exhaustive de toutes les tâches à accomplir.
L’utilisation des termes génériques masculins est faite dans le but d’alléger le texte et ne comporte aucune discrimination
Exigences
COMPÉTENCES REQUISES
• Autonomie
• Capacité à s’adapter rapidement aux changements
• Capacité de travailler en équipe
• Service clientèle
• Polyvalence
• Intégrité
• Discrétion
• Excellente maîtrise du français écrit et de la rédaction
• Excellente maîtrise des outils informatiques (suite Office 365, médias sociaux, gestion de site Internet)
• Possède une connaissance de SharePoint (un atout)
QUALIFICATIONS REQUISES
• Diplôme d’études collégiales en bureautique, diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou diplôme d’études secondaires avec expérience équivalente
• Expérience pertinente minimale de trois (3) ans
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Taux horaire selon la convention collective des fonctionnaires municipaux en vigueur : 26,69$ / heure à 38,97$ / heure *taux en vigueur le 31 décembre 2022, sera ajusté à l’adoption de la prochaine convention collective, le cas échéant.
• Temps plein, 35 heures / semaine : 8h à 12h30 et 13h30 à 16h
• Lieu de travail : Hôtel-de-Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures
• Vacances annuelles quinze (15) jours après 1 an, selon convention collective actuellement en vigueur
• Régime de retraite simplifié, part de l’employeur de 7%
• Assurances collectives
• Banque de neuf (9) jours de congé maladie (payables si non-utilisés)
• Congés payés pendant période des Fêtes annuelles
• 13 jours fériés
• Accès au Programme d’Aide aux Employés et à leur Famille (P.A.E.F.)
• Stationnement gratuit
Formations requises
- Adjointe administrative
- Secrétariat
Coordonnées lieu de travail
Municipalité de Saint-Augustin-de-Desmaures
200, route de FossambaultVille de Saint-Augustin-de-Desmaures, (Québec), G3A 2E3