Coordonnateur(trice) [passionné(e)] administratif(ve)- Ville de Québec

Les YMCA du Québec

Aimeriez-vous que votre talent ait un impact positif sur les gens avec qui vous travaillez? Recherchez-vous de nouvelles occasions de maximiser et de développer votre expertise? Souhaitez-vous évoluer dans un milieu où l’humain est au cœur des décisions? Nous avons une opportunité pour vous parce qu’ici, votre talent a de l’impact!

Chaque jour, plus de 1 000 personnes travaillent au sein du réseau des YMCA du Québec pour offrir des services diversifiés qui entraînent des changements positifs chez les individus.

Coordonnateur(trice) [passionné(e)] administratif(ve)- Ville de Québec

Statut

35 heures / semaine

Horaire

Lundi au vendredi de jour

Fonctions

Sous la supervision du Directeur du centre, le titulaire du poste est en support aux opérations reliées à l'administration, le Café Y, le Proshop et le déroulement du quotidien du centre. Il accompagne l'ensemble des employés et soutien le directeur général et les directions de service dans les opérations régulières d’exploitation et le suivi des dossiers administratifs. Il s'assure en tout temps de l'excellence du service administratif selon les normes et les pratiques en vigueur au YMCA et travaille en étroite collaboration avec le directeur générale et les différentes équipes du centre en vue d'optimiser et de maximiser la prestation du service offert par le Y.

Le défi que nous vous proposons

Soutenir la direction dans les efforts d'atteinte des objectifs et du maintien d'un haut standard de qualité dans les secteurs de l’administration générale, comme pour l’administration et l’approvisionnement du Café Y
Soutenir la direction du centre dans l’embauche de nouveau personnel et des bénévoles (Backcheck, références, Dayforce, Better Impact, etc.)
Assurer la formation et le soutien de l’ensemble des employés de son secteur (2 employé.e.s).
Superviser l’équipe administrative du centre et veiller à l’optimisation des pratiques (suivi des comptes à recevoir, suivi des comptes à payer)
Coordonner tout ce qui concerne le suivi des commandes, du paiement des factures auprès des fournisseurs, des petites caisses, etc.
Assurer le suivi des ententes, des subventions et des partenariats (suivi des contrats, des encaissements, et de la facturation client)
Soutenir les directions dans la réalisation des redditions financières de comptes liées aux ententes et subventions.
Soutenir les départements dans l’approvisionnement des nouveaux projets et des programmes en cours.
Coordonner avec nos partenaires le service du Café Y (horaires de service, communication, collaboration entre le personnel de croissance travail et le personnel du comptoir, etc.)
Assurer l’approvisionnement et l’administration du café Y et du Proshop (suivi des inventaires, commandes, conciliation, facturation)
Élaborer le budget annuel des programmes dans son secteur (Pro Shop, Café Y, administration) et assurer le suivi des revenus et dépenses de ces mêmes secteurs.
Effectuer le suivi des dépenses mensuelles en ce qui a trait aux opérations et aux ressources humaines (suivi des budgets et notes explicatives sur les modifications au budgets)
Soutenir les directions lors de l’exercice budgétaire de fin d’année

Exigences

Détenir un diplôme collégial en administration ou une expérience équivalente.
Détenir un minimum de trois années d'expérience de service à la clientèle.
Détenir un minimum de deux années d’expérience en supervision du personnel (et de bénévoles).
Maîtriser Microsoft Office.
Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit et l’anglais à l’oral.
Avoir un sens élevé de l’organisation et des priorités.
Démontrer de la rigueur et de l’attention aux détails.
Avoir de fortes qualités interpersonnelles et de l’entregent.
N'avoir aucun empêchement judiciaire en lien avec l'emploi

Formations requises

  • Adjointe administrative
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Les YMCA du Québec
500 rue du pont
Québec, (Québec), G1K 6N4