Cégep Sainte-Foy – Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Cégep Sainte-Foy

9 janvier 2023

Le Cégep de Sainte-Foy, un employeur de choix !

Une carrière au Cégep de Sainte-Foy, c’est évoluer dans un milieu de travail certifié « Entreprise en santé » où la culture favorise la santé et le mieux-être des personnes.

Agent(e) de soutien administratif, classe principale

Statut

Permanent régulier, 35h/semaine

Horaire

du lundi au vendredi de 7h30 à 15h30

Fonctions

Sous la responsabilité de la directrice des ressources matérielles, le rôle principal et habituel de l’agent(e) de soutien administratif, classe principale, consiste à accueillir les étudiants ainsi que les membres du personnel et coordonner les différentes demandes adressées à la direction. Elle effectue également divers travaux à caractère administratif en vue d’assurer le fonctionnement efficace des différentes opérations de la direction des ressources matérielles.
Plus spécifiquement, l’agent(e) de soutien administratif classe principale :
• Accueille les étudiant(e)s, les membres du personnel, les visiteurs et les fournisseurs, répond à leurs questions et fournit les informations et la documentation nécessaires pour répondre à leurs demandes ;
• Reçoit les demandes de services, les analyse, les priorise, les achemine vers les ressources spécialisées appropriées selon la procédure en vigueur et en assure le suivi ;
• Assure la distribution des clés auprès du personnel, selon les modalités et réfère au magasinier les problématiques rencontrées ;
• Effectue la coordination de la distribution des permis de stationnement (mise en ligne des formulaires, inscriptions, classement des inscriptions par adresses de résidences, suivi au personnel et aux étudiants, paiements des permis au comptoir et des constats d’infraction) ;
• Exécute divers travaux de bureau pour les membres du personnel de la direction des ressources matérielles et les assiste dans la tenue et le suivi de leurs dossiers ;
• Effectue divers travaux en lien avec l’archivage des documents de la direction (envoi et réception des boîtes d’archives, destruction des dossiers, etc.) selon les directives établies ;
• Numérise, importe, voit à l’appellation des divers documents et effectue la mise à jour des données de la direction ;
• Effectue divers travaux de traitement de texte, rédige de courtes notes de service et assure les suivis de la correspondance courante ;
• Produit les facturations courantes, les demandes de paiement et les demandes de remboursement liées au service du stationnement ;
• Effectue les appels de service auprès des fournisseurs externes selon les modalités établies ;
• Effectue un soutien administratif et logistique aux activités courantes de la direction ;
• Travaille en étroite collaboration avec les autres unités administratives ;
• Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe ou mandat confié par la directrice.

Exigences

Qualifications
• Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue ; ET
• Six (6) années d'expérience pertinente, notamment en service à la clientèle.
Profil recherché
Posséder :
• D’excellentes habiletés pour le service à la clientèle, savoir faire preuve de tact et de diplomatie ;
• Un bon sens de l’organisation, de l’autonomie et de l’initiative ;
• D’excellentes habiletés pour le travail d’équipe et la collaboration ;
• Une excellente capacité d’adaptation et de gestion du stress ;
• Une bonne capacité d’analyse, de la rigueur et une rapidité d’exécution dans le travail en contexte d’échéanciers serrés ;
• Un niveau élevé d’habiletés et d’expérience dans l’utilisation d’outils informatiques, notamment avec différents logiciels tels que Word, Excel et Outlook ;
• La capacité d’élaborer et de développer des procédures et outils de gestion appropriés à la tâche ;
• Une excellente connaissance du français écrit ;
• De bonnes connaissances en comptabilité et en gestion financière ;
• Connaissances en entretien de bâtiment ainsi que du domaine de la construction en général (un atout).
Tests requis : Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests, examens écrits ou oraux, lui permettant d’évaluer si le candidat répond aux conditions exigées.
Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous. Vous avez jusqu’au 22 janvier 2023.
https://stefoy.cvmanager.com/cvm5/displaydetail.aspx?tn=jobs&mode=view&recid=2033&lang=f&Region=qc&tp1=jobdetail&preview=yes

Formations requises

  • Comptabilité
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Cégep Sainte-Foy
2410 CH STE-FOY
Québec, (Québec), G1V 1T3