Agente ou Agent de soutien administratif, classe I – DPA000875 -Cégep de Sainte-Foy

Cégep de Sainte-Foy

Établissement d’enseignement collégial

Agente ou Agent de soutien administratif, classe I - DPA000875

Statut

35 heures/semaine

Horaire

Lundi au jeudi de 11h à 19h, vendredi de 9h à 17h

Fonctions

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assister une ou plusieurs personnes dans l’exécution de tâches de secrétariat reliées au déroulement des activités courantes et à l’application de directives administratives.

Plus particulièrement, la personne titulaire de ce remplacement :

- accueille, informe et dirige les visiteurs et la clientèle qui se présentent au comptoir d’accueil de la Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSAE);
- reçoit les appels téléphoniques et les courriels acheminés à l’adresse générique de la direction, fournit des renseignements d’ordre général sur les différents programmes et services de la direction et les achemine lorsque nécessaire;
- effectue quotidiennement le relevé des inscriptions pour les différentes séances d’information;
- apporte les modifications requises au site web de la DFCSAE et sur différents sites mentionnant nos services;
- procède à la conception et à l’envoi d’infolettres;
- achemine et distribue le courrier entre le Cégep et l’aile P;
- procède aux réservations ponctuelles de locaux dans l’aile P;
- prépare du matériel administratif (cartables, pochettes, matériel promotionnel, etc.) et effectue des travaux de classement, de photocopies ou de numérisation;
- effectue différentes opérations sur le terminal Interac (paiements, fermetures de lot, etc.) et en assure les suivis nécessaires;
- s’occupe de la prise de photo pour les cartes étudiantes des étudiants de francisation, gère la prise de rendez-vous et commande le matériel nécessaire;
- tient à jour divers inventaires (fournitures de bureau, clés, casiers, bibliothèque, cartes OPUS, matériel audiovisuel, matériel promotionnel) et passe des commandes si nécessaire;
- fournit les vignettes de stationnement à la clientèle de la DFCSAE;
- voit à l’alimentation en encre et papier des imprimantes et photocopieurs appartenant à la DFCSAE et procède à des appels de service lorsqu’il y a bris de ces équipements;
- effectue des relances téléphoniques auprès d’anciens étudiants de la DFCSAE;
- assure le secrétariat pour l’élaboration et la mise à jour de procédures et de documents de tous genres en utilisant différents logiciels tels que Word, Excel et Adobe Acrobat;
- suggère à son supérieur immédiat des améliorations aux processus établis;
- accomplit, au besoin, toutes autres tâches connexes.

Exigences

Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Conditions exigées par le Collège :
Posséder :

• d'excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles : sens de l’accueil, souci du service à la clientèle, facilité à transmettre de l’information claire et précise et connaissance du protocole téléphonique;
• une très bonne connaissance du français écrit et oral ;
• un niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation d’un poste de travail informatique, plus spécifiquement les logiciels de traitement de textes, de chiffrier électronique et de création de formulaires interactifs (PDF).
• d’excellentes aptitudes pour le travail de bureau ainsi que des habiletés à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers;
• une très grande discrétion et du respect pour le caractère confidentiel de l’information reçue.
• faire preuve de rigueur et d’un bon esprit d’analyse;
• connaissance des programmes et services offerts à la DFCSAE, un atout.
Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests, examens écrits ou oraux, lui permettant d’évaluer si le candidat répond aux conditions exigées.

Formations requises

  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Cégep de Sainte-Foy
2410, chemin Sainte-Foy
Québec, (Québec), G1V 1T3