Agent(e) de soutien administratif – classe 1

Cégep Sainte-Foy

11 novembre 2022

Le Cégep de Sainte-Foy, un employeur de choix !
Envie de rejoindre une institution d’enseignement qui vous permet d’évoluer dans un milieu qui offre d’excellentes conditions de travail et qui favorise la santé et le mieux-être des employé(e)s ? Le Cégep de Sainte-Foy, vous offre cela, et bien plus !

Agent(e) de soutien administratif - classe 1

Statut

Remplacement 35 h /semaine jusqu’en juin 2023

Horaire

Salaire horaire : 22.36 $ - 25 $

Fonctions

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir une variété de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à assister une ou plusieurs personnes dans l’exécution des tâches de secrétariat liées au déroulement des activités courantes du service.

Plus spécifiquement, l’agent(e) de soutien administratif, classe I :

• Accueille les étudiants, les professeurs ou toute autre personne à l’accueil des services adaptés; répond à leurs demandes ou les dirige vers les personnes ressources appropriées;
• Effectue la prise de rendez-vous des étudiants ainsi que la gestion d'agenda des technicien(nes) en éducation spécialisée, des conseiller(ère)s en services adaptés et de la coordonnatrice;
• Interagit auprès d’une clientèle variée (diagnostics en santé mentale, troubles d’apprentissages, trouble déficitaire de l’attention, troubles du spectre autistique, etc.) afin de donner des renseignements sur les démarches à faire pour assembler le dossier préalable à la rencontre d’élaboration du plan d’intervention;
• Tient à jour l'ensemble des informations des étudiant(e)s inscrits aux Services adaptés;
• En période d’achalandage à la salle d’examens, planifie, organise et assure la gestion et la surveillance requise lors de la passation des examens par les étudiants;
• Produit les déclarations officielles liées au financement.
• Effectue certaines tâches de nature administrative en soutien à la coordonnatrice du service comme fixer des rendez-vous, préparer des documents, réserver des locaux, etc.
• Assiste le personnel professionnel et technique, notamment lors de l’Épreuve uniforme de français, l’élaboration du plan des mesures d’urgence des Services adaptés et la gestion de certains programmes ministériels;
• Collabore à la production de statistiques diverses;
• Complète les demandes de reprographie, réquisitions de matériel ou tout autre formulaire administratif nécessaire au bon fonctionnement du service;
• Récupère, dépouille, achemine et distribue le courrier et la correspondance;
• Tient à jour l’inventaire des fournitures et des appareils du service;
• Accomplit, au besoin, toutes autres tâches connexes.

Exigences

Qualifications
• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue.
Et
• Avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Profil recherché

Posséder :
• un excellent sens de l’accueil et du service à la clientèle;
• des habiletés et une aisance pour accueillir les étudiants ayant des limitations fonctionnelles (diagnostics en santé mentale, troubles d’apprentissages, trouble déficitaire de l’attention, troubles du spectre autistique, etc.);
• de très bonnes habiletés à gérer son propre stress pour faire face à des situations imprévues ou inconnues;
• une bonne capacité d’adaptation;
• d’excellentes connaissances du français écrit et de très bonnes capacités de vulgarisation et de communication orale;
• des aptitudes pour le travail de bureau;
• des habiletés et de l’expérience dans l’utilisation des logiciels couramment utilisés à ce poste, notamment les logiciels de traitement de texte, de chiffriers électronique, et des connaissances de base des logiciels de base de données;
• connaissances de certains logiciels spécialisés couramment utilisés par certains étudiants (Antidote, WordQ, etc.) seraient un atout.

Tests requis : Test de français et tout autre test jugé pertinent

Formations requises

  • Comptabilité
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Cégep Sainte-Foy
2410 chemin Ste-Foy
Québec, (Québec), G1V 1T3