| L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) contribue à l’avancement d’une recherche multidisciplinaire dans des secteurs stratégiques et forme une relève scientifique hautement qualifiée au service de notre société.
L’Institut a pour mission la recherche fondamentale et appliquée, les études de cycles supérieurs et la formation de chercheurs. Il est le seul établissement au Québec dédié exclusivement à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos professeurs et nos étudiants rayonnent dans le monde entier. En partenariat avec la communauté et l’industrie, nous sommes fiers de contribuer au développement de la société par nos découvertes et par la formation d’une relève capable d’innovation scientifique, sociale et technologique. |
Agent.e de secrétariat niveau 4
Statut
Poste à temps complet : 35 heures par semaine.Horaire
lundi au vendrediFonctions
AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT NIVEAU 4
POSTE CONTRACTUEL
SERVICE DES ÉTUDES SUPÉRIEURES ET DE LA RÉUSSITE ÉTUDIANTE À QUÉBEC
Sommaire de la fonction
Relevant du directeur du Service des études supérieures et de la réussite étudiante et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne effectue, sous encadrement limité, un ensemble de travaux de secrétariat complexes et diversifiés impliquant la coordination et le suivi de divers dossiers. Elle possède une liberté d’action dans le choix des méthodes et procédés de travail, tout en respectant le cadre des pratiques et des règles de fonctionnement en vigueur, dont notamment les règles de confidentialité.
Principales tâches et responsabilités
Plus spécifiquement, la personne assume, dans un contexte de service à la clientèle, la coordination et le suivi administratif de l'ensemble des dossiers reliés aux fonctions de secrétariat pour les services à la vie étudiante, la gestion des bourses ainsi que des projets de développement et l’évaluation de programmes.
Elle voit au bon fonctionnement des divers systèmes qui s'y rattachent.
Elle a la responsabilité de fournir des réponses aux questions qui relèvent de sa compétence ou d'identifier celles qui peuvent être susceptibles d'être traitées par d'autres personnes. Elle prépare une synthèse des problèmes urgents afin de les soumettre à l'attention de son supérieur pour décision.
Elle assure, lorsque requis, la rédaction de la correspondance, la préparation de dossiers et la prise d’appels.
Elle peut être appelée à organiser des réunions, à y assister et, s'il y a lieu, à en rédiger le compte rendu, à préparer et à transmettre des documents pour divers comités internes ou externes.
Elle accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou exceptionnellement les tâches d’un poste inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Exigences
Scolarité
• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec une option en secrétariat, ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
• Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.
Autres
• Excellente connaissance de la suite Office et de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, etc.);
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
• Habiletés rédactionnelles et relationnelles reconnues;
• Excellente organisation du travail et respect des échéanciers;
• Excellent jugement et bonne gestion des priorités;
• Assiduité et rigueur;
• Bon esprit de collaboration;
• Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite, un atout.
Formations requises
- Adjointe administrative
Coordonnées lieu de travail
RH
490, rue de la CouronneRH, (Québec), G1K 9A9