Agent de soutien administratif, classe principale

Cégep de Sainte-Foy

15 novembre 2021

Éducation

Agent de soutien administratif, classe principale

Statut

35 heures / semaine

Horaire

Lundi au vendredi 35 h par semaine

Fonctions

Titre d'emploi : Agent(e) soutien administratif, classe principale
Numéro de référence : DPA001131
Catégorie d'emploi : Soutien administratif
Direction des systèmes et des technologies de l'information
Service de soutien informatique
Statut de l'emploi : Régulier à temps complet (permanent)
Lieu de travail : Cégep de Sainte-Foy
Horaire de travail : 35 heures du lundi au vendredi
Début d'affichage externe : 2021-11-10
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2021-11-28 23:59
Échelle salariale : 21.62$ - 26.47$
Entrée en fonction prévue : 2021-12-13

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

Description :
Une carrière au Cégep de Sainte-Foy, c'est évoluer dans un milieu qui offre d'excellentes conditions de travail et qui favorise la santé et le mieux-être des employé(e)s. Avec 1500 collègues, huit directions différentes et 59 secteurs d'activités, le Cégep offre de multiples possibilités de carrière.
Vous aurez accès à :
- Quatre (4) semaines de vacances après un an de service continu;
- Des congés divers après six (6) mois de service continu tels que congés maladie & congés pour raison personnelle;
- Un centre sportif et une cafétéria sur les lieux de travail;
- Des assurances collectives après six (6) mois de service continu;
- Le régime de retraite du secteur public;
- Une grande accessibilité au transport en commun.

Sous l’autorité du coordonnateur aux Services informatiques - Volet opérations, vous aurez comme principales responsabilités :

Coordination du Centre de services :
- Attribue les différents billets créés dans Octopus à l’ensemble des employés de la Direction ;
- Contacte et relance les utilisateurs dont les demandes sont plus complexes et voit à la coordination des employés qui seront impliqués dans la solution proposée. Au besoin, contacte le conseiller d'affaire afin d’assurer le suivi de la demande ;
- Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès des usagers et des entreprises qui fournissent le matériel, saisit les données dans des contrats et procède à la facturation ;
- Formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable ;
- Accueil les nouveaux employés et coordonne le déroulement de leur formation d’accueil.

Accueil les utilisateurs :
- Reçoit leur demande et leur propose une solution ;
- Ouvre un billet et les dirige vers un opérateur ;
- S’assure des suivis à faire sur ce billet.

Assure la gestion de l’inventaire :
- Fait les mouvements d’inventaires dans les logiciels correspondants ;
- S'assure que tous les billets sont complétés par les opérateurs ;
- Gère le niveau des inventaires et procède aux commandes nécessaires.
- Voit à l’application des procédures de gestion des billets dans Octopus ;
- Effectue une veille des billets ouverts dans Octopus ;
- Contacte les employés ayant des billets ne respectant pas les procédures de gestion établies et leur indique ce qu’ils doivent modifier.

En collaboration avec la technicienne administrative, voit à la rédaction et à l’application des différentes procédures liées au centre de service :
- S’assure que les opérateurs ont les procédures nécessaires pour répondre à la majorité des billets de niveau 1 ;
- Contacte les techniciens assurant les billets de niveau 2 et ceux de niveau 3 lorsque des procédures sont manquantes et s’assure de la création des solutions et des procédures qui pourront ainsi être redescendues au niveau 1.
- S’assure de la rédaction et de la diffusion des solutions proposées aux utilisateurs (site SharePoint de la DSTI, Site « La DSTI vous informe », informations diffusées sur les téléviseurs du Centre de services, etc.).
- Assure la gestion des fichiers des sites SharePoint et de leur conformité.

Exigences

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue;
Et
six (6) années d'expérience pertinente, notamment en bureautique, en coordination de travail de bureau ainsi qu’en service à la clientèle.

Conditions exigées par le Collège :
Posséder :
- D’excellentes habiletés pour le service à la clientèle, savoir faire preuve de tact et de diplomatie ;
- Un bon sens de l’organisation, de l’autonomie et de l’initiative ;
- Une excellente capacité d’adaptation et de gestion du stress ;
- Une bonne capacité d’analyse, de la rigueur et une rapidité d’exécution dans le travail en contexte d’échéanciers serrés ;
- Un bon jugement pour gérer des situations complexes et délicates ;
- Une excellente capacité de résolution de problèmes ;
- D’excellentes habiletés pour le travail d’équipe et de collaboration, leadership ;
- La capacité d’élaborer et de développer des procédures et outils de gestion appropriés à la tâche ;
- Une excellente connaissance du français oral et écrit ;
- Un niveau élevé d’habiletés et d’expérience dans l’utilisation d’outils informatiques, notamment avec différents logiciels tels que Word, Excel, SharePoint et Outlook.

Remarques :
Découvrez tous les avantages d'une carrière au Cégep de Sainte-Foy
https://carrieres.cegep-ste-foy.qc.ca/index.php?id=8

Formations requises

  • Adjointe administrative
  • Comptabilité
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Cégep de Sainte-Foy
2410 chemin Ste-Foy
Québec, (Québec), G1V 1T3