Adjointe administrative – Immobilier commercial

Gestion Sandalwood Canada

29 novembre 2021

Sandalwood Management Canada possède et gère près de 5 millions de pieds carrés en centres commerciaux et tours à bureaux situés principalement au Québec et au Nouveau-Brunswick.

Adjointe administrative - Immobilier commercial

Statut

40 heures / semaine

Horaire

8 h 30 à 17 h

Fonctions

Fonctions et responsabilités
Généralités
• Répondre cordialement et efficacement aux appels téléphoniques et aux clients, locataires et fournisseurs se présentant au bureau administratif et acheminer les messages aux personnes concernées.
• Ouvrir le courrier et redistribuer celui-ci aux personnes concernées.
• Rejoindre les fournisseurs pour appel de service à la demande du gestionnaire ou du gérant des opérations.
• Produire et envoyer toutes correspondances avec les locataires par courriel, lettres, mémos, etc.
• Communiquer avec les fournisseurs afin de maintenir à jour le dossier d’assurance de chaque fournisseur et le certificat de conformité à la CNESST.
• Collecter et tenir à jour les preuves d’assurances des locataires conformément aux baux.
• Maintenir à jour la liste des marchands et des contacts.
• Envoyer les factures d’ajustements annuelles aux locataires.
• Classer les documents
Administration
• Préparer les documents demandés par le gestionnaire immobilier (tableau, rapport, etc.).
• Préparer et envoyer le sommaire des heures des employés du bureau concerné au service de la paie.
• Rédiger les contrats annuels (Déneigement, conciergerie, paysagement).
• Saisir les données à la préparation des budgets annuels.
• Gérer la petite caisse et effectuer les remboursements.
• Rédiger les rapports d’incident et les acheminer à l’assureur.
• Assister le gestionnaire immobilier dans l’exercice de ses fonctions.
• Assister le gérant des opérations dans l’exercice de ses fonctions administratives.
Comptabilité
• Vérifier les augmentations des loyers prévues et procéder à toutes les étapes de la facturation du début de mois et de la fermeture de mois.
• Gérer la réception des paiements de loyer et effectuer les dépôts.
• Faire le suivi des comptes à recevoir et faire la collection des loyers et toutes autres sommes dues par les locataires selon les politiques établies et mettre à jour avec commentaires l’âge des comptes.
• Envoyer les états des charges, nouveaux provisionnels et les états de compte aux locataires.
• Collecter et entrer les ventes dans le logiciel comptable.
• Effectuer la facturation des loyers à pourcentage selon les baux et faire l’entrée dans le logiciel comptable.
• Répondre aux questions des locataires concernant la facturation (loyer, ajustement annuel, électricité, loyer à pourcentage).
• Effectuer la facturation des sous-compteurs électriques mensuellement ou périodiquement selon les baux et entrer les factures dans le logiciel comptable.
• Effectuer la refacturation aux locataires des travaux ou réparations effectuées pour eux.
• Faire le suivi pour le paiement des T/I dus aux locataires.
• Faire le suivi des locations temporaires.
• Ouvrir les nouveaux fournisseurs, faire la demande et le suivi des documents nécessaires pour ceux-ci (preuve d’assurances, CNESST, vérification au CIDREQ).
• Créer et compléter les bons de commandes avec les documents qui s’y rapportent (description et codification des dépenses).
• Procéder l’entrée des factures.
• Procéder l’entrée des nouveaux provisionnels dans le logiciel comptable.
• Procéder mensuellement à toutes les tâches d’ouverture et de fermeture de mois incluant la liste des courus.
• Répondre aux diverses demandes de suivis de paiements en provenance des fournisseurs.
• Produire et faire signer les quittances.

Exigences

Certificat (DEP, technique) en administration de bureau et/ou en comptabilité d’un établissement d’enseignement reconnu et de deux à cinq années d’expérience connexe.

Formations requises

  • Adjointe administrative

Coordonnées lieu de travail

Gestion Sandalwood Canada
3841 rue Blain
Québec, (Québec), G2B 3X8