Adjoint(e) administratif(ve) et technique bureautique – Étudiant(e) – ACVSAD-2022-762

Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures

Municipalité

Adjoint(e) administratif(ve) et technique bureautique - Étudiant(e) - ACVSAD-2022-762

Statut

35 heures / semaine

Horaire

Lundi au vendredi de 8 h à 16 h

Fonctions

DESCRIPTION DU POSTE
Sous l’autorité de la directrice du Service des ressources humaines, la personne titulaire effectue diverses tâches de soutien administratif et opérationnel propres aux activités, aux processus et aux services de son secteur afin d’assurer la bonne marche de l’ensemble des opérations de son unité administrative. Elle est appelée à agir à titre de personne-ressource auprès des citoyens, des fournisseurs et des autres employés de la Ville en ce qui a trait aux activités et aux services offerts par son secteur.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Corriger et rédiger différents documents servant aux opérations de son secteur (correspondance, réquisitions, mémos aux employés, textes, formulaires, tableaux, etc.) et procéder à la révision, la préparation et la mise à jour de ces documents
• Procéder à la réservation et coordination de tests de sélection lors du processus de recrutement
• Préparer les dossiers et pochettes d’accueil de nouveaux employés
• Effectuer l’émission et le remplacement de cartes d’accès magnétiques
• Préparer l’ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires à la tenue de ces réunions (coordonner la réservation de salles et d’appareils multimédia, la prise de rendez-vous et l’horaire des réunions)
• Effectuer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers en effectuant l'ouverture, la fermeture, le classement, le contrôle d'accès, la circulation, le classemnt courant, l'archivage, etc.
• Préparer les réquisitions et assurer le cheminement de la facturation
• Procéder aux requêtes internes lorsque nécesssaire
• Soutenir son supérieur dans la gestion de son agenda, fixer les rendez-vous et les réunions, lorsque requis
• Ouvrir le courrier postal et électronique et assurer la coordination des renseignements à l’interne
• Effectuer du travail général de bureau tel que photocopies, télécopies, numérisation, travaux d'impression de formulaires, de contrats, de documents et de lettres, etc.
• Assurer, au besoin, la relève pour divers besoins de soutien au sein des autres services
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur

Il est entendu que la présente description d’emploi reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description exhaustive de toutes les tâches à accomplir.
L’utilisation des termes génériques masculins est faite dans le but d’alléger le texte et ne comporte aucune discrimination

CONDITIONS DE TRAVAIL
• Selon la politique de rémunération des étudiants et stagiaire, en vigueur; l’échelle de traitement salariale est de 15,63$ / h à 17,60$ / h
• Majoration du taux horaire de 4% pour tenir compte des vacances annuelle ( + 0.62$ / h à + 0.70$/h)
• Lieu de travail – Hôtel de Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures
• Horaire de travail 35h / semaine (période estivale), 0-35H / semaine à compter de l’automne
• Accès au Programme d’Aide aux Employés et à leur Famille (P.A.E.F.)
• Stationnement gratuit
• Accès gratuit aux installations sportives et bibliothèque

Exigences

QUALIFICATIONS REQUISES
• Étudiant(e) ou diplômé(e) d’études collégiales en bureautique ou d’études professionnelles en secrétariat

COMPÉTENCES REQUISES
• Autonomie
• Capacité à s’adapter rapidement aux changements
• Capacité de travailler en équipe
• Service clientèle
• Polyvalence
• Intégrité
• Discrétion
• Excellente maîtrise du français écrit et de la rédaction
• Excellente maîtrise des outils informatiques (suite Office 365, médias sociaux, gestion de site Internet)
• Possède une connaissance de SharePoint (un atout)

Formations requises

  • Adjointe administrative
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures
200, route de Fossambault
Saint-Augustin-de-Desmaures, (Québec), G3A 2E3