Adjoint(e) administratif(ve)

Commission de la capitale nationale du Québec

Adjoint(e) administratif(ve)

Statut

35 heures / semaine

Horaire

Poste régulier à temps plein (35 h/semaine) de la catégorie de personnel de bureau.

Fonctions

* L’utilisation de la forme masculine n’a pour but que d’alléger le texte

Sous l’autorité du directeur de l’aménagement et de la mise en valeur, les principales attributions du titulaire de l’emploi consistent à assurer un support administratif et clérical à différents niveaux pour la Direction de l’aménagement et de la mise en valeur ainsi que la Direction de l’exploitation.
De façon plus particulière, vous assumerez les responsabilités suivantes :
- Rédiger, réviser et mettre en page des lettres, rapports et autres documents à l’aide des outils appropriés et selon les règles en vigueur en matière de rédaction et de présentation des documents administratifs de la Commission.
- Assister le personnel de ses directions dans le traitement de leurs dossiers: réviser les documents, les acheminer pour signature et en assurer le suivi, numériser les documents et les classer, préparer des devis et bordereaux de prix.
- Produire des notes, de la correspondance et d'autres textes à partir des renseignements fournis.
- Classer et conserver les documents de ses directions selon les règles de classification et de conservation en vigueur.
- Effectuer la révision linguistique des documents et s’assurer de la qualité et de la conformité dans l’usage de la langue française.
- Dresser et maintenir à jour des tableaux et des graphiques, concevoir des formulaires.
- Participer à des réunions à titre de secrétaire, effectuer la prise de note, rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux.
- Proposer des outils, des logiciels, des méthodes et procédures permettant de faciliter la réalisation des activités de soutien administratif.
- Participer à la production de rapports de gestion en effectuant la cueillette, le traitement et l’analyse des données et la saisie de données dans des logiciels de gestion.
- Organiser des rendez-vous et des réunions.
- Effectuer occasionnellement le remplacement au poste de réceptionniste.

Exigences

- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalent (pour toute scolarité effectuée hors Québec, vous devrez être en mesure de nous fournir l’attestation d’équivalence délivrée par l’autorité compétente).
- Posséder au minimum trois (3) années d’expérience pertinente.
- Avoir une parfaite maîtrise du français écrit et des habiletés rédactionnelles.
- Posséder des connaissances à jour des logiciels liés à la bureautique notamment, une excellente maîtrise de MS Word, MS Excel et MS Outlook.
La personne que nous recherchons est reconnue pour sa discrétion, son sens de l’organisation, sa débrouillardise et son autonomie. Elle préconise un service à la clientèle de qualité et sait faire preuve de collaboration.

Formations requises

  • Adjointe administrative

Coordonnées lieu de travail

Commission de la capitale nationale du Québec
525 Bd René-Lévesque E, Québec, QC G1R 5S9
Québec, (Québec), G1R 5S9