Adjoint(e) administratif(tive) – vie associative

Association de la construction du Québec

21 juin 2022

L’Association de la construction du Québec (ACQ) souhaite se positionner comme le principal agent motivateur incitant au succès de l’industrie de la construction, à la consolidation de son rôle essentiel au sein de l’économie québécoise et à l’intégration de pratiques d’affaires novatrices, modernes et évolutives. Notre but est de défendre les intérêts des entrepreneurs de l’industrie de la construction du Québec. L’ACQ – Québec a pour mission de soutenir le développement de ses entreprises membres. Avec une gamme de produits et de services adaptés, les entrepreneurs peuvent augmenter leur productivité et simplifier leur administration.

Adjoint(e) administratif(tive) - vie associative

Statut

35 heures / semaine

Horaire

Du lundi au vendredi de 8 h à 16 h 30

Fonctions

SOUS L’AUTORITÉ DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE, L’ADJOINT ADMINISTRATIF :

Il a comme responsabilité d’assurer un soutien administratif et opérationnel à la direction générale et de répondre aux demandes des membres de l’ACQ-Québec. De plus, il collabore à la planification, à l’organisation, à la réalisation et au bon déroulement des événements associatifs.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS RELIÉES AU POSTE :

Gestion stratégique administrative et secrétariat de direction

Répondre aux demandes des entreprises / réception des demandes au comptoir -client et demandes courriels et téléphoniques;
Aide à la gestion de réunion, rencontres, comités et évènements corporatifs;
Voir à la mise à jour du répertoire des contacts du DG et des comités;
Collaborer aux tâches administratives pour l’équipe : présentations, rapports et données statistiques incluant révision, rédaction, transcription, gestion de la traduction (français/anglais), formatage, recherche, édition, récupération, copie et transmission de textes, de données et de graphiques;
Fixer et confirmer les rendez-vous des membres de l’équipe de direction.
Participer à la logistique de l’organisation des événements corporatifs, des réunions des différentes structures de la gouvernance ainsi que des instances de collaboration avec les partenaires (assemblée générale annuelle, comités, conférences et tables de travail etc.);

Organiser les déplacements et y participer occasionnellement pour prendre des notes pendant les réunions ou pour fournir de l’assistance pendant les présentations;
Collaborer au bon déroulement des événements et contribuer à la livraison d’événements de qualité;
Collaborer à la réalisation des documents relatifs aux événements (formulaires de réservation et d’invitation, listes de matériel, scénarios, plans de salle, projections, lettres de remerciement, différents rapports, site Internet et réseaux sociaux) en collaboration avec l’équipe des communications corporatives;
Contribuer à l’encadrement des bénévoles pour les événements en collaboration avec l’équipe;
Coordonner la mise à jour des listes d’invitation, des envois, des relances, des réservations, de la facturation;
Rédiger les différents documents administratifs et tenir à jour les registres sur demande: procès-verbaux, ordre du jour, etc.;
Toutes autres tâches connexes.

Exigences

Formation professionnelle en administration, communication ou autre combinaison pertinente.
Excellente maitrise des logiciels : Word, Excel, Outlook et PowerPoint et idéalement la suite Adobe;
Minimum de 3 ans d’expérience à des fonctions d’adjoint administratif;
Expérience dans le domaine de l’organisation logistique d’événements (un atout);

Formations requises

  • Adjointe administrative
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

Association de la construction du Québec
375, rue de Verdun, local 100,
Québec, (Québec), G1N 3N8