Adjoint administratif

ESI Technologies

8 novembre 2021

ESI Technologies est le leader en matière d’architecture, de conception, de déploiement et de soutien, de solutions technologiques qui assurent la disponibilité, la sécurité, la conformité et la performance de l’information.

Adjoint administratif / Adjointe administrative

Statut

40 heures / semaine

Horaire

De jour

Fonctions

Nous sommes à la recherche d’une personne talentueuse, qui désire se dépasser dans un environnement de travail stimulant et des plus plaisant! À titre d’adjoint administratif à notre bureau de Québec, il travaillera en étroite collaboration avec les clients/partenaires/gestionnaires/conseillers de ESI Technologies. Le candidat retenu devra démontrer des aptitudes pour le travail d’équipe, faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, de leadership et de rigueur envers la qualité.

Responsabilités principales :
Gestion administrative du bureau de Québec
-Assurer le bon fonctionnement du bureau de Québec (papeterie, gestion matérielle, contact avec la gestion immobilière).
Gestion documentaire
- Documenter et archiver toutes les informations concernant les projets (Appel d’offres, proposition, contrat, particularités);
- Gestion des processus selon les processus établis ISO 9001-2015;
- Gardien de l’information en cas de recherche.
Appel d’offres
- Suivi de la rédaction des propositions;
- Création de gabarit de réponse à des appels d’offres;
- Ajustement et envoi de la soumission (papier ou électronique).
Gestion de projets
- Ouverture des dossiers de projet;
- Intégrer plan projet dans un progiciel;
- Suivre l’avancement des projets et des budgets au niveau administratif.
Facturation
- Validation et transmission des factures aux clients – aligné sur les affectations;
- Envoyer les factures et gestions des écarts entre partenaires et clients.
Gestion de contrats
- Produire des contrats selon les ententes convenues;
- Réviser des contrats reçus;
- Demander des signatures électroniques ou manuscrites aux contrats ainsi que des documents connexes;
- Produire des rapports d’avancement pour les clients et les gestionnaires.
Affectation des ressources
- Agir conjointement avec le mandataire afin d’assurer un suivi sur l’affectation des ressources internes ou externes (partenaires) en mandat;
- Tenir à jour le fichier d’affectation à jour.

Exigences

-Détenir un DEP en bureautique/secrétariat ou domaine connexe;
- Entre 1et 2 ans d’expérience dans un rôle similaire (atout);
- Avoir une excellente maîtrise du français - Maîtriser l'anglais;
- Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office;
- Bonne capacité d’apprentissage;
- Bon jugement, sens de l'initiative, autonomie;
- Aimer être dans l'action et travailler en équipe;
- Connaissance du secteur des TI est un atout.

Formations requises

  • Adjointe administrative
  • Secrétariat

Coordonnées lieu de travail

ESI Technologies
1255 boulevard Lebourgneuf
Québec, (Québec), G2K 0M6